aufwendig, da jede Akte nach verschiedenen Gesichtspunkten erschlossen
werden muss: Für jede Akte müssen mehrere Karteikarten angefertigt werden.
Ausserdem sind Register, auch wenn man noch so sehr versucht, Regeln zu
formulieren, stark vom Verfasser abhängig. Obwohl mit Hilfe der EDV diese
Arbeit heute natürlich sehr viel leichter ist, stand die Schaffung eines solchen
Generalregisters für das Landesarchiv nie zur Diskussion.
Im Landesarchiv kommen verschiedene Ordnungssysteme zur Anwendung:
Regierung und Verwaltung: Aktenpläne und Register
— Landtag und Justiz: Register
Nebenbestände: Thesaurus
Sammlungen: Aktenpläne, Register, chronologische Ablage
Wir sind überzeugt, dass zumindest für den Bereich Landesverwaltung ein
Aktenplan ein optimales Instrument ist und ein rationelles Arbeiten erlaubt. Es
würde an dieser Stelle zu weit führen, auf die Bedeutung eines Aktenplans für
die Verwaltung einzugehen, deshalb nur ein paar kurz Bemerkungen über die
Bedeutung eines Aktenplans für die Archivbenutzer. Der Aktenplan gibt in einer
abstrakten Form eine Systematik vor, d. h. die Mitarbeiter im Archiv müssen
jedem Akt eine bestimmte Position im Plan zuordnen. Sofern mehrere Positio-
nen sinnvoll sind, können Verweise angebracht werden. Damit wird eine Verein-
heitlichung erreicht, die für den Archivbenützer sehr vorteilhaft ist. Über das
Stichwortverzeichnis erhält er zudem Hinweise, unter welcher Position ein Akt
zu finden sein könnte, falls er den entsprechenden Begriff im Plan nicht findet.
In der Landesverwaltung haben wir in den achtziger Jahren mit der Erarbei-
tung von Aktenplänen für die einzelnen Amtsstellen begonnen. Eine Reihe
von Amtsstellen arbeitet schon seit einiger Zeit mit Aktenplänen, sie weisen
jedem. Akt eine Aktenplannummer zu und formulieren einen Betreff. Dies
erleichtert die Arbeit im Archiv wesentlich. Die älteren Bestände der Ämter
sind teilweise nach solchen amtsspezifischen Aktenplänen geordnet.
1995 wurde für die ganze Landesverwaltung ein einheitlicher Aktenplan ein-
geführt. Für die Archiverschliessung sehen wir darin einen grossen Vorteil: Es
wird damit möglich, sämtliche Aktentitel der Landesverwaltung mit Hilfe der
EDV in einem Verzeichnis wieder zu einem einzigen Bestand zu vereinen, die
Akten selber werden aber strikt nach Provenienzen getrennt aufbewahrt. Die
Erfassung aller Archivalien in einem einzigen Verzeichnis setzt ein einheitli-
ches Klassifikationssystem voraus.
