Auf Grund dieser Minimalangaben soll der Benutzer entscheiden, ob ein
Bestand für ihn interessant sein könnte. Im Gegensatz zu den meisten Archi-
ven in der Schweiz werden in unserem Archiv die einzelnen Ablieferungen
einer Amtsstelle sofort in einen vorhandenen Bestand eingefügt. In der Schweiz
hingegen bildet in der Regel eine einzelne Ablieferung einen Bestand. Diese
Lösung ist unseres Erachtens für unser Archiv zu umständlich: Wir würden
damit eine Vielzahl von sehr kleinen Beständen erhalten.*
Auf der nächsten Ebene greift der Benutzer nun zum Aktenverzeichnis, von
dem er auf Grund der Beständeübersicht Kenntnis hat. Die Erschliessung der
Archivalien im Landesarchiv erfolgt grundsätzlich auf der Stufe Akt. Ein Akt
umfasst alle Schriftstücke, die zu einem Geschäftsvorgang gehören. Eine
Erfassung der Archivalien auf der Stufe Dokument wird z. T. in den Samm-
lungen gemacht, für das gesamte Archiv wäre dies unmöglich. Eine summari-
sche Erfassung auf der Stufe Bestand genügt unseren Vorstellungen nicht. In
der Praxis würden die Forscher damit zu einem riesigen Forschungsaufwand
gezwungen. Diese Art der Erschliessung wird zwar in grossen Archiven häu-
fig praktiziert, ist aber u. E. zu wenig detailliert.
Die Aktenverzeichnisse werden seit 1991 mit Hilfe der EDV erstellt. Jedes
abgeschlossene Aktenverzeichnis besteht aus folgenden Teilen:
1. Einleitung (Bestandesgeschichte, Aufgaben der Behörde, Verfasser des
Aktenverzeichnis)
2. Aktenplan (Systematik)
3. Alphabetisches Stichwortverzeichnis zum Plan
4. Eigentliches Aktenverzeichnis (die einzelnen Akten sind in der Regel
zunächst nach der Sache und dann chronologisch geordnet)
5. Eventuell Sachregister (falls nicht zu aufwendig)
6. Personenregister (alle in den Aktenbetreffen genannten Personen werden
erfasst)
Für jeden einzelnen Akt werden folgende Angaben im Aktenverzeichnis erfasst:
1. Betreff (in der Regel von der Amtsstelle formuliert)
Die einzelnen Zugänge werden in einem chronologischen Zugangsverzeichnis erfasst, das
für die archivinterne Dokumentation gedacht ist und für den Archivbenutzer kaum von
Interesse ist. Für jeden Zugang werden folgende Daten festgehalten: Zugangsnummer,
Zugangsdatum, Archivsignatur, abliefernde Stelle, Inhalt, Zeitraum der Akten, Umfang der
Akten, Art der Erwerbung, Abgabebestätigung durch, Bemerkungen.
